Prozessoptimierte Arbeitsweise

Unsere Arbeitsabläufe sind durch prozessoptimiertes und klar strukturiertes Qualitätsmanagement eindeutig systematisiert. So haben Sie Gewissheit darüber, dass sämtliche Maßnahmen getroffen werden, die für Ihre Vermietung oder Ihren Verkauf erforderlich sind.

Unsere prozessoptimierten Arbeitsabläufe sind eindeutig systematisiert.

Alle erforderlichen Arbeitsabläufe zum Verkauf oder zur Vermietung Ihres Immobilienangebotes sind in Bermpohls Immobilienbüro klar strukturiert und durch prozessoptimiertes Qualitätsmanagement eindeutig systematisiert. So kann sich jeder Mitarbeiter in einem vorgegebenen Verantwortungsgebiet behaupten und den Marketingplan optimal an den Verkauf oder die Vermietung Ihrer Immobilie anpassen.

„Wursteln Sie noch – oder makeln Sie schon?“ stand für Christoph Bermpohl am Anfang aller Fragen, als er sich dazu entschlossen hatte, aus seiner Selbstständigkeit ein echtes Unternehmen zu formen. „Früher haben wir einen Auftrag erhalten und einfach irgendetwas gemacht. Ein paar Fotos und Texte ins Netz gestellt, darauf gewartet, dass sich ein Interessent meldet, den Besichtigungstermin vereinbart – und mit viel Glück dann einen Kauf- oder Mietvertrag geschlossen.“ Das war weniger Leistung – das war vielmehr ein Abwarten auf Hoffnungsprovision.

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Strukturiertes Arbeiten im Immobilienunternehmen

Christoph Bermpohl hat sich gefragt: „Was ist überhaupt ein Unternehmen?“. Die Definition stand fest: Ein Unternehmen ist ein System, in das regelmäßig investiert wird, um dauerhaft mehr Ertrag zu erzielen, als im Vorfeld eingesetzt wurde. Bestenfalls funktioniert dieses System als Kreislauf „in sich“ und muss vom Menschen nur „bedient“ werden. Alle Arbeitsschritte sollen also im Vorfeld systematisch programmiert und für den ausführenden Mitarbeiter festgelegt sein. Nur so hat ein Auftraggeber die Gewissheit nach vollständiger Bearbeitung seines Auftrages. Solche prozessoptimierten Arbeisweisen kennt man zunehmend aus der Industrie und der Informatik. Dienstleister arbeiten derzeit noch äußerst selten nach optimiertem Prozessmanagement. Dabei haben gerade die Dienstleister ein ganz besonderes Problem: Ihre Arbeit kann erst bemessen und bewertet werden, nachdem sie erbracht wurde. Kein Kunde weiß im Vorfeld, was er als Dienstleistung kauft. Es gibt kein Produkt, das auf Herz und Nieren getestet werden kann, bevor eine Kaufentscheidung fällt. Aus diesem Grund hat sich Christoph Bermpohl dazu entschieden, das Prozessmodell anzuwenden.

Kein Arbeitsschritt sollte vergessen werden, sämtliche Möglichkeiten, eine Immobilie zu bewerben, sollten auf diese Art ausgeschöpft werden. Die Fehlerquote muss so gering wie möglich gehalten werden und das Niveau ganz hoch. Der erste Schritt „vom Wursteln zum Makeln“ war also, ein Unternehmen zu formen, in dem sich jeder Mitarbeiter in einem zugewiesenen Aufgabengebiet behaupten kann. Arbeitsanweisungen mussten formuliert werden – doch wo fängt man damit bei einem Maklerunternehmen an?

„Alles, was in einem Unternehmen nicht dokumentiert ist, gibt es nicht!“ War ein erster Ansatz, den Christoph Bermpohl verfolgte. Er hat daraufhin ein Betriebshandbuch formuliert, in dem jeder einzelne Arbeitsschritt zum erfolgreichen Verkauf oder zur erfolgreichen Vermietung nachvollziehbar notiert ist. Dieses Kompendium umfasst inzwischen mehrere hundert Seiten – ein Lebenswerk, das jeder Selbstständige Inhaber eines Unternehmens unbedingt verfassen sollte.

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Das Kompendium von „Christoph Bermpohl Immobilienmakler & Sachversändiger“ beschreibt Themen wie:

– Geschäftsstruktur: Management, Strategie, Kommunikation, Revier, Image
– Marketing: Medien, Kommunikation & Wahrnehmung am Markt
– Personal: Stellenbeschreibungen, Personalplanung, Personalführung, Vergütung
– Vertrieb: Akquise, Einkauf, Verkauf
– Kennzahlen: monatliche Vermittlungen, Umsatzverteilung, Anfragenauswertung, Referenzwerte
– Organisation: Infrastruktur, Technik, Datenverarbeitung, Regeln, Effektivität
– Qualitätsmanagement: Kundenbefragungen, Kundenbindung, Markenbildung
– Finanzen: Werbemaßnahmen, Fahrzeuge, Raumkosten, Verträge
– Ziele: kurzfristig, langfristig, Umsatz, Spezialisierung, Wachstum

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Den Vertriebsweg zum Abschluss eines erfolgreichen Auftrags hat Bermpohl in unterschiedliche Themenbereiche gegliedert:

1.) Akquise
2.) Einkauf
3.) Angebotserfassung & -Aufbereitung
4.) Marketing (Verbreitung / Im-Markt / Alternativen)
5.) Vertrieb (Anfragenmanagement / Besichtigung / Verhandlung / Vertragsabwicklung)
6.) Abschlussbetreuung / Qualitätssicherung / Kundenbindung

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Aktiv-Beispiel:

Um ein Exposé für ein Immobilienangebot zu erstellen, bedarfs es ganz bestimmter Vorbereitungen:

– Team-Besichtigung (+/- Punkte erkennen)
– Werbetexte formulieren (Titel, Beschreibung, Lage, Ausstattung)
– Korrekturlesen durch Mitarbeiter
– Fotos auswählen, Kartenmaterial besorgen
– PDF-Druckvorlage für Broschürendruck erstellen
– Textvorschlag und Bildauswahl zur Freigabe an Eigentümer senden
– Korrekturen und Verbesserungsvorschläge ergänzen
– Angebot an vorgemerkte Interessenten selektieren
– Erstauflage für Druck ermitteln
– Selektionsstückzahl + 20 weitere Exemplare bei der Druckerei bestellen
– Belegexemplar an Eigentümer senden
– gebundene Broschüre an vorgemerkte Interessenten per Post versenden
– rechtzeitig Nachschub bestellen

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Vorteile für unsere Kunden:

– programmierte Arbeitsabläufe
– schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter
– übersichtliche Arbeitskontrolle
– geringe Fehlerquote
– strukturierte Marketingmaßnahmen
– Qualitätssicherung
– messbare Ergebnisse
– planbare Ziele
– systematisches Zeitmanagement