Strukturiertes Arbeiten im Immobilienunternehmen
Christoph Bermpohl hat sich gefragt: „Was ist überhaupt ein Unternehmen?“. Die Definition stand fest: Ein Unternehmen ist ein System, in das regelmäßig investiert wird, um dauerhaft mehr Ertrag zu erzielen, als im Vorfeld eingesetzt wurde. Bestenfalls funktioniert dieses System als Kreislauf „in sich“ und muss vom Menschen nur „bedient“ werden. Alle Arbeitsschritte sollen also im Vorfeld systematisch programmiert und für den ausführenden Mitarbeiter festgelegt sein. Nur so hat ein Auftraggeber die Gewissheit nach vollständiger Bearbeitung seines Auftrages. Solche prozessoptimierten Arbeisweisen kennt man zunehmend aus der Industrie und der Informatik. Dienstleister arbeiten derzeit noch äußerst selten nach optimiertem Prozessmanagement. Dabei haben gerade die Dienstleister ein ganz besonderes Problem: Ihre Arbeit kann erst bemessen und bewertet werden, nachdem sie erbracht wurde. Kein Kunde weiß im Vorfeld, was er als Dienstleistung kauft. Es gibt kein Produkt, das auf Herz und Nieren getestet werden kann, bevor eine Kaufentscheidung fällt. Aus diesem Grund hat sich Christoph Bermpohl dazu entschieden, das Prozessmodell anzuwenden.
Kein Arbeitsschritt sollte vergessen werden, sämtliche Möglichkeiten, eine Immobilie zu bewerben, sollten auf diese Art ausgeschöpft werden. Die Fehlerquote muss so gering wie möglich gehalten werden und das Niveau ganz hoch. Der erste Schritt „vom Wursteln zum Makeln“ war also, ein Unternehmen zu formen, in dem sich jeder Mitarbeiter in einem zugewiesenen Aufgabengebiet behaupten kann. Arbeitsanweisungen mussten formuliert werden – doch wo fängt man damit bei einem Maklerunternehmen an?
„Alles, was in einem Unternehmen nicht dokumentiert ist, gibt es nicht!“ War ein erster Ansatz, den Christoph Bermpohl verfolgte. Er hat daraufhin ein Betriebshandbuch formuliert, in dem jeder einzelne Arbeitsschritt zum erfolgreichen Verkauf oder zur erfolgreichen Vermietung nachvollziehbar notiert ist. Dieses Kompendium umfasst inzwischen mehrere hundert Seiten – ein Lebenswerk, das jeder Selbstständige Inhaber eines Unternehmens unbedingt verfassen sollte.
Das Kompendium von „Christoph Bermpohl Immobilienmakler & Sachversändiger“ beschreibt Themen wie:
– Geschäftsstruktur: Management, Strategie, Kommunikation, Revier, Image
– Marketing: Medien, Kommunikation & Wahrnehmung am Markt
– Personal: Stellenbeschreibungen, Personalplanung, Personalführung, Vergütung
– Vertrieb: Akquise, Einkauf, Verkauf
– Kennzahlen: monatliche Vermittlungen, Umsatzverteilung, Anfragenauswertung, Referenzwerte
– Organisation: Infrastruktur, Technik, Datenverarbeitung, Regeln, Effektivität
– Qualitätsmanagement: Kundenbefragungen, Kundenbindung, Markenbildung
– Finanzen: Werbemaßnahmen, Fahrzeuge, Raumkosten, Verträge
– Ziele: kurzfristig, langfristig, Umsatz, Spezialisierung, Wachstum
Den Vertriebsweg zum Abschluss eines erfolgreichen Auftrags hat Bermpohl in unterschiedliche Themenbereiche gegliedert:
1.) Akquise
2.) Einkauf
3.) Angebotserfassung & -Aufbereitung
4.) Marketing (Verbreitung / Im-Markt / Alternativen)
5.) Vertrieb (Anfragenmanagement / Besichtigung / Verhandlung / Vertragsabwicklung)
6.) Abschlussbetreuung / Qualitätssicherung / Kundenbindung
Aktiv-Beispiel:
Um ein Exposé für ein Immobilienangebot zu erstellen, bedarfs es ganz bestimmter Vorbereitungen:
– Team-Besichtigung (+/- Punkte erkennen)
– Werbetexte formulieren (Titel, Beschreibung, Lage, Ausstattung)
– Korrekturlesen durch Mitarbeiter
– Fotos auswählen, Kartenmaterial besorgen
– PDF-Druckvorlage für Broschürendruck erstellen
– Textvorschlag und Bildauswahl zur Freigabe an Eigentümer senden
– Korrekturen und Verbesserungsvorschläge ergänzen
– Angebot an vorgemerkte Interessenten selektieren
– Erstauflage für Druck ermitteln
– Selektionsstückzahl + 20 weitere Exemplare bei der Druckerei bestellen
– Belegexemplar an Eigentümer senden
– gebundene Broschüre an vorgemerkte Interessenten per Post versenden
– rechtzeitig Nachschub bestellen
Vorteile für unsere Kunden:
– programmierte Arbeitsabläufe
– schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter
– übersichtliche Arbeitskontrolle
– geringe Fehlerquote
– strukturierte Marketingmaßnahmen
– Qualitätssicherung
– messbare Ergebnisse
– planbare Ziele
– systematisches Zeitmanagement